La inteligencia artificial puede ayudar a mejorar la productividad, optimizar tareas administrativas y fortalecer la gestión institucional. Conoce cinco aplicaciones prácticas y las principales consideraciones normativas para utilizarla responsablemente en las entidades públicas peruanas.
La inteligencia artificial (IA) está abriendo nuevas posibilidades para modernizar el trabajo en las instituciones públicas. Desde la elaboración de documentos hasta el análisis de información y la planificación de actividades, estas tecnologías pueden apoyar a los profesionales, trabajadores y directivos en sus labores cotidianas.
Sin embargo, incorporar IA en el sector público no consiste simplemente en utilizar una herramienta digital. Es necesario identificar necesidades concretas, proteger la información institucional, verificar los resultados y respetar el marco normativo vigente.
A continuación, presentamos cinco aplicaciones prácticas que pueden explorarse en municipalidades, gobiernos regionales, UGEL, direcciones sectoriales y otras entidades de la Administración Pública.
1. Elaboración y mejora de documentos administrativos
Una de las aplicaciones más accesibles de la IA generativa es el apoyo en la redacción, revisión y organización de documentos profesionales.
Un servidor público puede utilizar estas herramientas para preparar borradores de informes, memorandos, oficios, actas de reuniones, planes de trabajo y presentaciones, siempre que su uso esté permitido por las disposiciones y políticas de su institución.
Ejemplo práctico
Un profesional necesita elaborar un informe sobre las actividades realizadas por su área durante el mes. Puede proporcionar información no sensible y solicitar a la IA que organice los resultados, identifique los puntos pendientes y prepare una primera versión del documento.
Prompt de ejemplo:
“Actúa como asistente de redacción administrativa. Organiza la siguiente información en un borrador de informe institucional con antecedentes, actividades realizadas, resultados, dificultades y recomendaciones. No inventes datos ni normas. Señala la información que falta verificar y utiliza un lenguaje formal y claro”.
Beneficios potenciales:
- Reducir el tiempo dedicado a tareas de redacción.
- Mejorar la estructura y claridad de los documentos.
- Estandarizar formatos de trabajo.
- Facilitar la preparación de borradores y presentaciones.
Precaución: la IA puede generar información incorrecta o referencias normativas inexistentes. El profesional debe revisar el contenido y conservar la responsabilidad sobre el documento final.
2. Lectura, resumen y análisis de documentos
Los equipos de las entidades públicas trabajan habitualmente con informes técnicos, directivas, planes institucionales, actas, expedientes y documentos normativos. La IA puede ayudar a identificar información relevante y organizarla para su revisión.
Ejemplo práctico
Un directivo necesita revisar un informe extenso antes de una reunión. Una herramienta de IA autorizada puede ayudarle a elaborar un resumen ejecutivo, identificar los principales hallazgos, extraer recomendaciones y preparar preguntas para el equipo responsable.
Prompt de ejemplo:
“Analiza el documento proporcionado y elabora un resumen ejecutivo. Identifica el objetivo, los principales hallazgos, las conclusiones, las recomendaciones y los asuntos pendientes. Diferencia expresamente lo que indica el documento de cualquier interpretación y señala las páginas o secciones que respaldan cada hallazgo”.
Beneficios potenciales:
- Facilitar la revisión inicial de documentos extensos.
- Identificar compromisos, observaciones y recomendaciones.
- Preparar reuniones de trabajo con mayor rapidez.
- Organizar información para la toma de decisiones.
Precaución: no se deben cargar expedientes, datos personales, información reservada o documentos internos en plataformas externas sin verificar previamente su autorización, las condiciones de tratamiento de datos y las políticas institucionales aplicables.
3. Análisis de datos para apoyar la toma de decisiones
La IA también puede apoyar el análisis exploratorio de datos administrativos, presupuestarios, operativos o de atención al ciudadano, siempre que el trabajador cuente con autorización para utilizarlos.
No se trata de delegar las decisiones públicas a un algoritmo, sino de obtener información organizada que ayude a formular mejores preguntas y detectar oportunidades de mejora.
Ejemplo práctico
Una municipalidad desea analizar las solicitudes recibidas durante un trimestre. A partir de una base de datos autorizada y debidamente anonimizada, la IA puede ayudar a clasificar solicitudes por categoría, identificar tendencias y preparar una propuesta de indicadores.
Prompt de ejemplo:
“Analiza esta tabla de datos agregados sobre solicitudes ciudadanas. Identifica las categorías con mayor volumen, las variaciones entre meses y los posibles indicadores de seguimiento. No atribuyas causas que los datos no demuestren y presenta las limitaciones del análisis”.
Beneficios potenciales:
- Identificar tendencias y patrones.
- Organizar información para elaborar reportes.
- Formular indicadores de desempeño.
- Detectar áreas que requieren una revisión más detallada.
Precaución: los resultados dependen de la calidad de los datos y del método utilizado. Las conclusiones deben contrastarse con las fuentes originales y no deben presentarse como evidencia definitiva sin una validación técnica.
4. Atención al ciudadano y comunicación institucional
La IA puede ayudar a mejorar la claridad de los mensajes institucionales y preparar respuestas informativas para preguntas frecuentes.
Puede utilizarse para elaborar borradores de comunicados, preguntas frecuentes, guiones de orientación, publicaciones institucionales y materiales explicativos sobre procedimientos públicos.
Ejemplo práctico
Una entidad recibe consultas recurrentes sobre requisitos, horarios y etapas de un trámite. Su equipo puede utilizar IA para convertir la información oficial vigente en preguntas frecuentes redactadas en lenguaje sencillo.
Prompt de ejemplo:
“Utiliza exclusivamente la información oficial que te proporcionaré para preparar diez preguntas frecuentes dirigidas a la ciudadanía. Emplea un lenguaje claro, indica los requisitos y pasos expresamente señalados en la fuente y marca cualquier dato que no esté confirmado. No inventes plazos, costos ni obligaciones”.
Beneficios potenciales:
- Mejorar la comprensión de la información pública.
- Preparar contenidos para páginas web y redes sociales.
- Estandarizar respuestas informativas.
- Facilitar la elaboración de materiales de orientación ciudadana.
Precaución: la IA no debe proporcionar como definitivas respuestas jurídicas, resolver expedientes ni sustituir la evaluación de funcionarios competentes. Las respuestas deben validarse y, cuando corresponda, derivarse al área responsable.
5. Planificación de actividades y seguimiento de compromisos
La IA puede contribuir a organizar reuniones, estructurar planes de trabajo y preparar matrices de seguimiento. Esta aplicación resulta especialmente útil para responsables de áreas, coordinadores y equipos que necesitan gestionar múltiples actividades.
Ejemplo práctico
Después de una reunión de coordinación, el equipo dispone de una lista de acuerdos, responsables y fechas previstas. Puede utilizar una herramienta de IA para estructurar una matriz de seguimiento y preparar un borrador de cronograma.
Prompt de ejemplo:
“Organiza los siguientes acuerdos en una matriz con estas columnas: actividad, responsable, fecha prevista, entregable, estado y observaciones. No inventes responsables ni fechas. Cuando falte información, escribe ‘pendiente de definir’. Al final, identifica los compromisos que requieren seguimiento prioritario”.
Beneficios potenciales:
- Organizar tareas y compromisos.
- Preparar cronogramas y matrices de seguimiento.
- Facilitar la elaboración de actas.
- Mejorar la coordinación entre equipos.
Precaución: la matriz generada no reemplaza los sistemas oficiales de gestión documental, los procedimientos institucionales ni las responsabilidades asignadas formalmente.
¿Qué normativa debe considerar un servidor público al utilizar inteligencia artificial?
La adopción de IA en el sector público peruano debe considerar las normas aplicables a la tecnología, el gobierno digital, la protección de datos personales y las responsabilidades institucionales.
Entre las principales referencias se encuentran:
1. Ley N.° 31814. Promueve el uso de la inteligencia artificial en favor del desarrollo económico y social del país.
2. Decreto Supremo N.° 115-2025-PCM. Aprueba el Reglamento de la Ley N.° 31814 y establece disposiciones para el desarrollo y uso de sistemas basados en IA. Consultar la norma oficial.
3. Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS. Son referencias fundamentales para el tratamiento de datos personales, incluidos los que puedan aparecer en documentos y bases de datos institucionales. Consultar el Reglamento.
4. Estrategia Nacional de Inteligencia Artificial 2026-2030. Aprobada mediante Resolución Ministerial N.° 152-2026-PCM, constituye una referencia estratégica para el desarrollo y fortalecimiento de la IA en el país. Consultar la información oficial de la PCM.
Estas referencias deben complementarse con las normas sectoriales, las disposiciones de gobierno digital, las políticas de seguridad de la información y los procedimientos internos que resulten aplicables a cada entidad.
La utilización de IA no autoriza a compartir información institucional indiscriminadamente ni elimina la obligación de supervisar los resultados. Antes de implementar una herramienta, corresponde evaluar su finalidad, los datos que procesará, los riesgos involucrados y las condiciones de uso.
¿Cómo empezar a implementar IA en una institución pública?
Una implementación responsable puede comenzar con cinco pasos:
- Identificar una necesidad concreta: elegir una tarea repetitiva o un proceso que presente oportunidades de mejora.
- Evaluar los riesgos: determinar qué información se utilizará y si existen restricciones legales o institucionales.
- Seleccionar una herramienta apropiada: considerar seguridad, privacidad, funcionalidades, costos y condiciones de uso.
- Realizar una prueba controlada: trabajar con información autorizada, verificar resultados y mantener supervisión humana.
- Medir los resultados: comparar tiempos, calidad, errores y utilidad antes y después de la prueba.
La entidad debe definir quién autoriza el uso, quién supervisa los resultados y qué procedimientos deben seguirse para que la experiencia pueda ampliarse de manera segura.
Conclusión: la IA debe mejorar el trabajo público, no reemplazar el criterio profesional
La inteligencia artificial ofrece oportunidades concretas para mejorar la redacción, analizar documentos, organizar información, fortalecer la comunicación institucional y gestionar actividades.
Sin embargo, sus beneficios dependen de cómo se incorpora a los procesos de trabajo. La capacitación del personal, la protección de los datos, la verificación de la información y el cumplimiento normativo son condiciones esenciales para avanzar de manera responsable.
El reto no consiste únicamente en conocer herramientas de IA, sino en identificar dónde aportan valor, cómo utilizarlas correctamente y qué resultados puede obtener una institución.
Sobre el autor
Iván Bejarano Olivares es licenciado en Administración, magíster en Innovación Digital y magíster en Marketing Digital y Comercio Electrónico. Es fundador y CEO de RetabloWeb y desarrolla actividades de consultoría, capacitación y acompañamiento en innovación digital, marketing y adopción de tecnologías.
Su enfoque parte de identificar necesidades reales, evaluar oportunidades y proponer soluciones tecnológicas alineadas con los objetivos de cada organización.
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Artículo de orientación general. Las aplicaciones descritas son ejemplos y no constituyen una autorización automática para utilizar IA con información institucional. La implementación debe evaluarse de acuerdo con la normativa vigente y las disposiciones aplicables a cada entidad.
