La inteligencia artificial puede contribuir a mejorar la gestión educativa, optimizar tareas administrativas y fortalecer la toma de decisiones. Sin embargo, su implementación debe partir de las necesidades reales de cada institución, considerar la normativa peruana y garantizar el uso responsable de la información.
La transformación digital del sector público no consiste únicamente en incorporar nuevas herramientas tecnológicas. Implica revisar cómo se trabaja, identificar oportunidades de mejora y desarrollar capacidades para ofrecer servicios más eficientes y oportunos a la ciudadanía.
En una Unidad de Gestión Educativa Local (UGEL), este proceso representa una oportunidad para explorar cómo la inteligencia artificial (IA) puede apoyar las labores administrativas, la gestión de información y determinadas actividades de acompañamiento y asistencia técnica a las instituciones educativas.
Desde la perspectiva de la innovación digital, la pregunta no debería ser solamente qué herramienta de IA utilizar, sino qué necesidad institucional se busca resolver, qué proceso se puede mejorar y bajo qué condiciones resulta conveniente aplicar esta tecnología.
1. Comprender la función de una UGEL antes de implementar IA
Una UGEL es una instancia de gestión educativa descentralizada que cumple funciones dentro de la estructura del sistema educativo peruano. Entre sus responsabilidades se encuentran brindar asistencia técnica a las instituciones educativas, supervisar aspectos de la gestión pedagógica y administrativa, y contribuir a la implementación de las políticas educativas en su ámbito territorial.
Su organización y funcionamiento deben analizarse considerando la normativa del sector Educación y las características de cada jurisdicción. La Resolución Ministerial N.° 176-2021-MINEDU aprueba orientaciones para la organización y el funcionamiento de las Direcciones Regionales de Educación y las UGEL.
📌 ¿Por qué es importante comprender la institución antes de incorporar inteligencia artificial?
Porque cada UGEL tiene una realidad particular: número y características de las instituciones educativas atendidas, distribución territorial, volumen de documentación, recursos tecnológicos, capacidades del personal y procedimientos internos.
Por ello, antes de proponer soluciones de IA, es necesario conocer cómo funciona la entidad, cuáles son sus objetivos y qué dificultades enfrenta en sus procesos cotidianos.
2. ¿En qué actividades de una UGEL podría utilizarse la inteligencia artificial?
La IA generativa puede apoyar diversas tareas de oficina y análisis de información. Su utilidad dependerá de las necesidades identificadas, de la disponibilidad de información adecuada y de las condiciones técnicas y normativas para su uso.
📝 Elaboración y revisión de documentos
Las herramientas de IA pueden ayudar a preparar borradores de informes, memorandos, oficios, actas, propuestas y otros documentos administrativos.
También pueden apoyar la corrección de estilo, la organización de ideas y la elaboración de resúmenes. Sin embargo, los documentos deben ser revisados por el personal responsable para comprobar la exactitud de su contenido, las referencias normativas y su adecuación a los procedimientos institucionales.
📚 Análisis de documentos y normativa
Una UGEL trabaja con disposiciones legales, directivas, informes técnicos, planes y otros documentos. Algunas herramientas pueden facilitar la identificación de temas relevantes, la comparación de versiones y la preparación de resúmenes.
En estos casos, es indispensable verificar las fuentes originales, especialmente cuando el contenido se utilizará para sustentar decisiones administrativas o interpretar disposiciones legales.
📊 Organización y análisis de información
La IA puede ayudar a clasificar información, detectar patrones en conjuntos de datos autorizados y preparar síntesis para apoyar el análisis de determinados problemas.
Por ejemplo, podría explorarse su utilidad para organizar observaciones recurrentes de las instituciones educativas o resumir resultados de encuestas. Los datos deben estar debidamente protegidos y los resultados tienen que ser contrastados antes de utilizarlos en la toma de decisiones.
💬 Comunicación institucional
También puede apoyar la elaboración de comunicados, preguntas frecuentes, materiales informativos y contenidos de orientación dirigidos a directivos, docentes y otros integrantes de la comunidad educativa.
La revisión humana permite asegurar que los mensajes sean claros, pertinentes y coherentes con las disposiciones oficiales.
🎓 Capacitación y asistencia técnica
La IA puede servir como apoyo para preparar materiales de capacitación, diseñar ejercicios, adaptar explicaciones a distintos públicos y organizar recursos educativos.
Su uso debe responder a los objetivos de aprendizaje y a las orientaciones del sector Educación. La herramienta no reemplaza el criterio profesional de los especialistas ni la responsabilidad de quienes brindan asistencia técnica.
Importante: estos son ejemplos de posibles aplicaciones, no una afirmación de que todas las UGEL necesiten implementar las mismas soluciones. Cada oportunidad debe evaluarse según su utilidad, sus riesgos y las condiciones reales de la institución.
3. El marco normativo peruano: una condición para implementar IA
La adopción de inteligencia artificial en una entidad pública debe considerar el marco normativo aplicable. No basta con que una herramienta sea accesible o permita realizar una tarea con rapidez.
Entre las principales referencias que deben revisarse se encuentran:
- Ley N.° 31814: promueve el uso de la inteligencia artificial en favor del desarrollo económico y social del país.
- Decreto Supremo N.° 115-2025-PCM: aprueba el Reglamento de la Ley N.° 31814.
- Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS.
- Resolución Ministerial N.° 176-2021-MINEDU: aprueba orientaciones para la organización y el funcionamiento de las DRE y las UGEL.
Estas normas deben analizarse junto con las demás disposiciones aplicables a la gestión pública, el sector Educación, la seguridad de la información y los procesos específicos de la entidad.
🔐 ¿Qué significa esto en la práctica?
Antes de utilizar una herramienta de IA, la institución debe evaluar qué información se procesará, quién está autorizado para utilizarla, qué condiciones de seguridad ofrece la solución y qué obligaciones corresponden a la entidad.
No se deben introducir indiscriminadamente en plataformas externas datos personales de estudiantes, docentes, familias o trabajadores, ni documentos confidenciales o información institucional restringida. Su tratamiento requiere evaluar la finalidad, la base jurídica, las medidas de seguridad y las autorizaciones que correspondan.
Asimismo, la IA no debe utilizarse como sustituto de las competencias legales de los funcionarios ni como fundamento único para decisiones que afecten derechos, responsabilidades o situaciones particulares.
La implementación debe realizarse con supervisión humana, verificación de resultados y criterios claros de responsabilidad.
4. ¿Cómo iniciar la implementación de IA en una UGEL?
Desde un enfoque de innovación digital, es recomendable avanzar por etapas. Esto permite reducir riesgos y evitar inversiones o esfuerzos en herramientas que no responden a una necesidad concreta.
1. Realizar un diagnóstico institucional
El primer paso es comprender la realidad de la UGEL. Para ello, conviene revisar sus funciones, organización, objetivos, documentos de gestión pertinentes y procedimientos internos.
También es necesario conversar con los responsables de las áreas y conocer las dificultades que enfrentan en sus actividades.
El diagnóstico debe ayudar a identificar tareas repetitivas, demoras, duplicidad de esfuerzos, problemas de acceso a la información y oportunidades para mejorar los procesos.
2. Identificar y priorizar oportunidades
No todos los problemas requieren inteligencia artificial. Algunos pueden resolverse mediante una mejor organización del trabajo, la estandarización de procedimientos, la digitalización de documentos o el uso adecuado de herramientas que la entidad ya tiene disponibles.
La IA debe considerarse cuando exista una justificación clara y cuando sus beneficios potenciales sean superiores a los costos y riesgos asociados.
Para priorizar oportunidades, se pueden evaluar criterios como el tiempo que consume una tarea, su frecuencia, el beneficio esperado, la disponibilidad de información, los riesgos y la facilidad de implementación.
3. Fortalecer las capacidades del personal
La capacitación es fundamental para que los trabajadores comprendan las posibilidades y limitaciones de estas herramientas.
No se trata únicamente de enseñar a escribir instrucciones o prompts. También es necesario aprender a verificar resultados, contrastar fuentes, proteger información, reconocer errores y utilizar la IA de acuerdo con las responsabilidades de cada puesto.
La formación debe combinar explicaciones sencillas, demostraciones y ejercicios vinculados con situaciones reales de la gestión educativa, utilizando información pública, ficticia o expresamente autorizada.
4. Ejecutar una prueba controlada
Una vez identificada una oportunidad, puede desarrollarse una prueba en una tarea delimitada y de bajo riesgo.
Por ejemplo, se podría evaluar si una herramienta ayuda a preparar el primer borrador de un informe utilizando información pública y fuentes oficiales verificables.
Durante la prueba se debe comparar el procedimiento habitual con el nuevo flujo de trabajo, medir el tiempo empleado, revisar la calidad del resultado e identificar errores o riesgos.
5. Evaluar resultados antes de ampliar el uso
La implementación debe evaluarse mediante indicadores definidos previamente. Algunos ejemplos son:
- ⏱️ Tiempo promedio necesario para completar una tarea.
- 📄 Porcentaje de documentos que requieren correcciones sustanciales.
- ✅ Exactitud de la información y de las referencias utilizadas.
- 🔐 Cumplimiento de las reglas de protección de datos y seguridad.
- 👥 Nivel de adopción y satisfacción de los usuarios.
- 📈 Mejora verificable del proceso intervenido.
Si los resultados son favorables y se han atendido los riesgos identificados, la entidad podrá evaluar la ampliación de la experiencia, de acuerdo con sus recursos y procedimientos de aprobación.
5. ¿Qué herramientas de inteligencia artificial se pueden evaluar?
Existen herramientas con funciones diferentes. La elección debe responder a la tarea, la disponibilidad institucional, las condiciones de contratación o licencia y las políticas de seguridad aplicables.
| Tipo de herramienta | Posible utilidad en una UGEL |
|---|---|
| Asistentes de IA generativa, como ChatGPT | Preparar borradores, ordenar ideas, resumir información autorizada y estructurar documentos. |
| Herramientas de búsqueda asistida, como Perplexity | Explorar información y localizar fuentes que deben comprobarse en sus sitios originales. |
| Herramientas de análisis documental, como NotebookLM | Organizar y consultar documentos incorporados como fuentes, sujeto a una evaluación previa de seguridad y autorización. |
| Herramientas de productividad y colaboración | Apoyar tareas de organización, análisis y trabajo colaborativo, según las funcionalidades disponibles y las licencias contratadas. |
Esta relación es orientativa y no constituye una recomendación automática de contratación. Antes de utilizar una plataforma, deben verificarse sus condiciones de uso, tratamiento de datos, controles de acceso, retención de información y compatibilidad con las políticas de la entidad.
Además, es importante recordar que una herramienta de IA puede producir información incorrecta, omitir matices o presentar referencias que no respaldan realmente una afirmación. Por eso, los resultados deben contrastarse con documentos oficiales y otras fuentes confiables.
6. Errores que conviene evitar
Una implementación responsable también exige reconocer los riesgos y las decisiones que pueden limitar sus resultados.
❌ Empezar por la herramienta y no por el problema. Elegir una plataforma antes de conocer las necesidades puede generar gastos y esfuerzos sin mejoras significativas.
❌ Capacitar sin definir cómo se aplicará lo aprendido. La formación tiene más valor cuando se relaciona con tareas concretas y se acompaña de oportunidades para poner en práctica las capacidades adquiridas.
❌ Confiar ciegamente en las respuestas de la IA. Los contenidos generados deben verificarse, especialmente si incluyen normas, cifras, procedimientos o información que sustenta decisiones.
❌ Compartir documentos sin evaluar sus riesgos. La comodidad de una herramienta no justifica exponer datos personales, información confidencial o documentos restringidos.
❌ Automatizar procesos sin revisar su pertinencia. Antes de automatizar una actividad, conviene comprobar si el procedimiento está correctamente definido y si la automatización es legal, segura y conveniente.
❌ Medir el éxito por el número de herramientas utilizadas. El resultado debe valorarse por la mejora efectiva de los procesos, la calidad del servicio y el uso responsable de los recursos.
7. La innovación digital en una UGEL debe generar valor público
La incorporación de inteligencia artificial puede ser una oportunidad para revisar procesos, fortalecer las capacidades del personal y mejorar la gestión de información en una UGEL.
Sin embargo, el objetivo no debe ser utilizar IA por tendencia, sino contribuir a una gestión más eficiente, transparente, segura y orientada a las necesidades educativas de la población.
Esto requiere una mirada integral que combine personas, procesos, tecnología, normativa y evaluación de resultados.
Una capacitación puede ser un buen punto de partida para comprender las herramientas y desarrollar habilidades iniciales. No obstante, implementar IA de manera institucional requiere un trabajo adicional de diagnóstico, priorización, planificación, pruebas, gestión de riesgos y seguimiento.
¿Cómo puedo contribuir desde la consultoría en innovación digital?
Desde mi labor como consultor en Innovación Digital, considero que la incorporación de nuevas tecnologías debe comenzar por comprender la realidad de cada institución y reconocer sus oportunidades de mejora.
Mi enfoque prioriza la identificación de necesidades, el análisis de procesos y el fortalecimiento de capacidades para evaluar cómo la inteligencia artificial y otras tecnologías digitales pueden contribuir a objetivos institucionales concretos.
Este trabajo puede comprender:
- Diagnóstico de innovación y digitalización: identificación de necesidades, dificultades y oportunidades de mejora.
- Capacitación aplicada en inteligencia artificial: desarrollo de capacidades para utilizar herramientas de IA de manera práctica, crítica y responsable.
- Orientación para la identificación de casos de uso: evaluación preliminar de tareas y procesos en los que podría ser conveniente aplicar IA.
- Acompañamiento en iniciativas de mejora: apoyo en la definición de objetivos, pruebas, indicadores y criterios de evaluación, de acuerdo con el alcance del servicio y las capacidades de la entidad.
Cada propuesta debe adaptarse a las características de la institución, respetar el marco normativo aplicable y considerar sus recursos y prioridades.
📩 ¿Tu institución está evaluando incorporar inteligencia artificial?
El primer paso es comprender sus necesidades y determinar dónde puede aportar valor esta tecnología.
Si formas parte de una UGEL, una dirección regional de Educación u otra entidad pública y deseas explorar oportunidades de innovación digital, podemos conversar sobre las necesidades de tu institución y las alternativas que podrían evaluarse.
Iván Bejarano Olivares
Magíster y consultor en Innovación Digital |
